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Fatturazione elettronica: come trasformare l’obbligo in un’opportunità per la tua azienda

Dopo tante parole per quanto riguarda la fatturazione elettronica e la conservazione documentale digitale finalmente l’Italia passa ai fatti: dal primo Gennaio 2019 tutte le imprese, ad eccezione di alcune categorie al momento escluse dall’obbligo, potranno fatturare solamente in modalità elettronica. Fermo restando l’obbligo normativo, la fatturazione elettronica può rappresentare un’opportunità per le imprese più che una costrizione. Alcuni vantaggi saranno di per sé automatici con l’adozione della tecnologia, altri invece sono da cogliere, e vanno affrontati riorganizzando i processi interni.

Quali sono gli strumenti più adeguati?

Avere un formato standardizzato universale con metadati associati a documenti digitali è un vantaggio che viene sfruttato appieno solamente se si possiedono gli strumenti software in grado di acquisire automaticamente le informazioni contenute nei file XML e trasportarle in modo automatico nei sistemi gestionali. In questo modo il ciclo passivo risulta estremamente semplificato e automatizzato. Se si avessero a disposizione in formato digitale anche gli altri documenti del ciclo dell’ordine (ordini, contratti, DDT e autorizzazioni di pagamento), la gestione dell’intero ciclo ne gioverebbe ulteriormente.

Quali sono i maggiori ostacoli?

Molte aziende vedono nella normativa solo un ulteriore costo per l’impresa: il costo del software, in prima battuta, ed il conseguente costo di adeguamento dell’organizzazione alle nuove procedure. Tuttavia, osservando i dati di chi è già passato alla digitalizzazione delle fatture senza aspettare che diventi obbligatorio, la realtà che emerge è ben diversa, ed è tutta a vantaggio delle imprese.

Con software specializzati e integrati al sistema gestionale è possibile ottenere risparmi di oltre il 50% sia sul ciclo attivo che sul ciclo passivo.

Di quali vantaggi parliamo?

Parliamo di risparmi considerevoli. La dematerializzazione delle fatture sia in entrata che in uscita, unita con l’archiviazione documentale digitale, permette di ridurre i costi di stampa, di archiviazione, ricerca ed esibizione dei documenti. Da uno studio dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano emerge che un’azienda che emette più di 3000 fatture all’anno risparmierebbe in media fra 7,5 e 11,5 euro a fattura passando dalle fatture cartacee a quelle elettroniche. Si tratta di un risparmio complessivo di decine di migliaia di euro ogni anno.

Questo vale per le grandi aziende.

Naturalmente lo stesso vale anche per le aziende che producono un numero inferiore di fatture. È stimato con lo stesso studio che il costo per fattura elettronica per un’azienda che produce meno di 3000 fatture è all’incirca la metà di quello tradizionale. La fatturazione elettronica inoltre offre un considerevole vantaggio anche in termini di anticipazione dei pagamenti: con la digitalizzazione, la standardizzazione dei documenti e la registrazione delle operazioni nel portale della pubblica amministrazione sarà più semplice cedere i propri crediti commerciali attraverso le pratiche di factoring e il trading con gli istituti specializzati, e semplificare enormemente le procedure in caso di controllo della Guardia di Finanza o per controllo di gestione.

Qual è l’errore da non fare?

È molto importante la scelta del software e del partner tecnologico da utilizzare. Molti propongono delle soluzioni che permettono di assolvere il problema normativo, mettendo al riparo da eventuali sanzioni, ma non permettono di cogliere appieno tutte le opportunità che abbiamo elencato. Appoggiarsi ad un provider specializzato può risultare decisivo: è importante però verificare che si tratti di un intermediario abilitato, conforme cioè ai requisiti previsti dal DM 55/2013 PA e che il pacchetto acquistato includa la conservazione sostitutiva a norma di legge.

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